Los sistemas de control de presencia se remontan a finales del siglo XIX, tras la revolución industrial. A medida que las empresas crecían, se hizo necesario desarrollar un sistema sencillo para registrar las horas de trabajo reales de los empleados. Hoy en día, el problema sigue siendo el mismo, pero la tecnología ha evolucionado y los relojes de fichar mecánicos han sido sustituidos por sistemas electrónicos de registro del tiempo que hacen mucho más que simplemente registrar las horas de trabajo.
¿Qué es el distintivo?
Detrás de este extraño término se esconde una acción muy sencilla: registrar el tiempo de trabajo mediante una tarjeta RFID. La tarjeta, personalizada para cada empleado, debe acercarse a un lector (la máquina de tarjetas) que registra las entradas y salidas del personal (turnos, descansos, etc.). Puede parecer trivial, pero para las grandes empresas con cientos o incluso miles de empleados, es un sistema esencial para la gestión del personal y las nóminas.
Cómo funciona un sistema de distintivos
El control de presencia mediante un sistema de tarjetas identificativas se basa en dos elementos: un identificador electrónico (apellidos, nombre, cargo) y un lector para recoger los datos.
El identificador
A pesar de su nombre, el distintivo no es sólo una tarjeta de identificación. Los empleados pueden fichar a la entrada y a la salida utilizando un teléfono móvil a través de una aplicación específica o un ordenador (badging virtual). Estas dos soluciones alternativas están mucho menos extendidas que el distintivo tradicional, pero ofrecen la ventaja de poder utilizarse para trabajar desde casa o para trabajadores móviles.
¿Lo sabías?
Desde 2012, la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Liberté) prohíbe en Francia el uso de tarjetas biométricas para registrar las horas de trabajo. Por tanto, este sistema solo se utiliza para el control de acceso. Esta prohibición ha beneficiado enormemente a los sistemas de control de presencia basados en tarjetas RFID.
El lector
El lector es una caja equipada con una antena RFID que puede leer la información contenida en las tarjetas de los empleados. Los datos se envían automáticamente y se procesan en una aplicación informática de gestión del tiempo. Este sistema es una bendición para los responsables de recursos humanos, que ya no tienen que recopilar manualmente las horas de trabajo de los empleados cada día.
Las ventajas de un sistema de distintivos
Los sistemas de control de presencia están tan extendidos porque ofrecen muchas ventajas tanto a las empresas como a los empleados.
En primer lugar, el cronómetro cumple una función administrativa y legal. Las empresas están obligadas a proporcionar pruebas precisas de las horas de trabajo reales de sus empleados. Legalmente es posible hacerlo manualmente, pero se está convirtiendo en algo casi imposible para las grandes empresas.
En segundo lugar, desde el punto de vista del empresario, permite controlar mejor los retrasos y las pausas de los empleados, así como la gestión de los permisos y las ausencias. Además, simplifica enormemente el trabajo del personal de RRHH, sobre todo en lo que respecta a la gestión de nóminas, y reduce en gran medida el número de errores.
Desde el punto de vista del empleado, el sistema de tarjetas identificativas facilita la comprobación de las horas trabajadas en el terminal, además de proporcionar una prueba fiable de las horas de trabajo, en particular de las horas extraordinarias.
El reloj de fichar también cumple una función social al proporcionar un sistema neutral, irrefutable y justo entre los empleados. Todos están en igualdad de condiciones y se evitan tensiones entre empleados por retrasos o descansos.
Es importante tener en cuenta que las ventajas de utilizar un sistema de control de presencia son proporcionales al tamaño de su empresa. Cuantos más empleados tenga, más imprescindible será un reloj de fichar. Por el contrario, para las empresas más pequeñas, puede resultar más económico seguir con un sistema manual de control de presencia.
Por último, el lector de tarjetas también actúa como sistema de control de acceso. Garantiza que sólo los empleados con tarjeta puedan acceder a las zonas reservadas al personal. También identifica quién está en las instalaciones y cuándo.
Equipamiento útil para su sistema de tarjetas de identificación
Como hemos visto, la mayoría de los sistemas de puntos funcionan con tarjetas RFID. Existen varias soluciones para el suministro de tarjetas identificativas.
Para las pequeñas y medianas empresas -PYME- es preferible recurrir a una empresa especializada en la fabricación de distintivos, como por ejemplo Elliaden que ofrece un servicio de impresión de tarjetas personalizadas.
Para las grandes empresas con un gran volumen de tarjetas identificativas, tiene sentido invertir en un sistema de impresión autónomo. Existen numerosos modelos de impresoras de tarjetas identificativas de plástico que pueden producir rápida y fácilmente tarjetas de identificación y acceso seguras y personalizadas. Esto le da mucha más flexibilidad a la hora de producir credenciales, ya sea para partes externas, nuevos empleados o para sustituir credenciales perdidas.
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GUÍA DE IMPRESORAS DE TARJETAS DE PLÁSTICO
La pérdida (o deterioro) de la tarjeta identificativa es el principal problema de este sistema. Una tarjeta perdida representa no sólo un coste adicional, sino también un riesgo para la seguridad. Por lo tanto, es importante concienciar al personal de la importancia de las tarjetas de identificación. También es aconsejable proporcionar a los empleados accesorios para las tarjetas como cordones o cremalleras enrollables para reducir el riesgo de pérdida, así como portacredenciales para protegerlas del desgaste.
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